Jakarta | Topsumbar – Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman Kota Solok menugaskan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk melakukan konsultasi dan koordinasi tentang Pengelolaan Arsip Digital Elektronik ke Kantor Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Jalan Ampera Raya No.7 Cilandak, Jakarta Selatan, Rabu (5/10).
Kunjungan Kerja Disperkim Kota Solok ke Kantor Pusat ANRI terkait dengan Inovasi DIGARIS (Digitalisasi Arsip Surat Keputusan) yang digagas oleh Dinas Perkim Kota Solok, dimana Inovasi ini mendapat dukungan penuh oleh Wali Kota Solok untuk diikutsertakan dalam Innovation Government Award (IGA) 2022.
Dalam kunjungan kerja ke Kantor Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia, Kasubbag Umum dan Kepegawaian Dinas Perkim Kota Solok, Ramayani Syafitri Br. Hutagalung, S.Sos bersama tim Arsiparis diterima langsung oleh Dra. Sulistyowati, MM selaku Koordinator Kelompok Substansi Kearsipan Daerah II A ANRI Jakarta.
Dalam paparannya, Sulistyowati memperkenalkan Sistem Informasi Kearsipan Terintegrasi (Srikandi). Aplikasi yang telah diluncurkan menjadi aplikasi umum bidang kearsipan pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Dalam aplikasi Srikandi, setiap informasi berbasis analog dan digital dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif. Dikatakan, sistem informasi yang terintegrasi seperti ini memastikan instansi pemerintah di setiap jenjang tak perlu lagi membangun sendiri-sendiri sistem kearsipannya.
Setelah mengunjungi Kantor Pusat ANRI, Tim arsiparis mengunjungi Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Provinsi DKI Jakata di Jl. Taman Jatibaru, Tanah Abang, Jakarta Pusat, Kamis (6/10).
Dalam kunjungan kerja ini, Kasubbag Umum dan Kepegawaian Dinas Perkim Kota Solok, Ramayani Syafitri BR Hutagalung, S.Sos bersama tim arsiparis diterima langsung oleh Sekretaris Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Provinsi DKI Jakarta, Agus Nugroho, ST, didampingi oleh Arsiparis Prasetiawan Adi W dan Lintar.
Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya, Agus Nugroho menjelaskan, arsip perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, termasuk di dalamnya upaya untuk memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan, sedangkan memelihara dari segi informasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.
“Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi, masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol,” jelasnya.
Pengelola harus menyadari akan pentingnya arsip agar dapat dipergunakan secara optimal diperlukan penataan yang baik dan benar, sehingga sewaktu-waktu jika diperlukan dapat ditemukan dengan mudah, dan untuk perawatan arsip juga perlu diperhatikan keamanan fisik maupun informasinya, untuk itu diperlukan pemeliharaan secara terus-menerus.
Koordinasi dan konsultasi Pengelolaan Arsip Digital Elektronik merujuk pada Surat Edaran Walikota Solok Nomor 045.5/322/DPK-2022 tentang Pengelolaan, Penata Usahaan dan Pengawasan Kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerah serta Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia No.6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik. (gra)
