Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok menggelar Rapat Koordinasi (Rakor) Kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Solok dengan tema “Kita Tingkatkan Budaya Sadar Arsip, Menuju Tertib Pengelolaan Arsip”, di aula Bappeda Kota Solok, Rabu (27/10/2021).
Kegiatan ini dikuti oleh 34 orang peserta dari OPD Kota Solok dengan Narasumber Yeni Fitria, SE, MM, Arsiparis Madya dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.
Wadirman, S.Pd, MM Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok dalam laporannya menyampaikan Arsip selama ini dipahami hanya sebagai kumpulan kertas-kertas lama, usang dan berdebu tetapi tanpa dipahami bahwa ada informasi penting di dalamnya.
Arsip sebagai informasi haruslah dikelola secara serius, dan tidak lagi asal-asalan, apabila kita tidak mau kehilangan jati diri kita sebagai bangsa karena kita tidak mempunyai rekaman peristiwa maupun kegiatan yang telah kita lakukan dalam rangka pelaksanaan kegiatan berbangsa dan bernegara.
“Tujuan dari rapat koordinasi ini yaitu untuk mewujudkan Gerakan Sadar Tertib Arsip di Kota Solok serta menumbuhkan kesadaran kepada setiap OPD untuk mengelola dan menata arsip dengan benar dan sesuai dengan amanat Perundang- undangan yang berlaku, dan diharapkan kepada Kepala OPD agar tidak mengganti pengelola arsip setiap tahun karena akan menyulitkan dalam penataan dan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien,” jelas Wadirman.
Pada kegiatan ini juga dilaksanakan Penyerahan buku Jadwal Retensi Arsip (JRA) kepada 13 OPD Kota Solok dengan 15 urusan JRA yaitu urusan kesehatan, urusan pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, urusan komunikasi dan informasi, urusan pendidikan dan kebudayaan, urusan pekerjaan umum dan perumahan rakyat, urusan koperasi dan usaha kecil menengah, urusan lingkungan hidup, urusan pariwisata, urusan permodalan, urusan perdagangan, urusan perindustrian, urusan tenaga kerja, urusan sosial, urusan pemuda dan olahraga dan urusan perhubungan.
Penyerahan JRA ini diserahkan secara simbolis kepada Sekretaris Dinas Pariwisata dan Sekretaris Dinas Perumahan dan Pemukiman Kota Solok.
Wali Kota Solok yang diwakili oleh Staf Ahli Pemerintahan, Hukum dan politik Zulfadli, SH, M.Si, dalam sambutannya mengatakan arsip ini merupakan salah satu bentuk kegiatan penyelamatan dan pemeliharaan arsip agar dapat memberikan informasi autentik, utuh dan terpercaya serta sekaligus sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi dalam pelaksanaan berbagai kegiatan dan bahan bukti dalam kepentingan proses peradilan serta sebagai bentuk pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang, oleh karena itu arsip sangatlah penting untuk dijaga dan diselamatkan.
“Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, telah mengatur dan mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD dan Perguruan Tinggi Negeri untuk mengelola arsipnya dari sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah,” tambah Zulfadli.
Zulfadli mengungkapkan, “Rapat koordinasi ini bisa menjadi momentum untuk pengelolaan arsip tidak hanya fokus secara konvensional tapi juga secara digital. Pengelolaan arsip secara digital dan terintegrasi menjadikan tata kelola pemerintahan yang baik, efektif dan efisien.”
Dalam materinya Yeni Fitria menjelaskan, “Pada penyelenggaraan Kearsipan Daerah menuju tertib Arsip ada 4 filosofi Audit sebagai acuan penilaian Kearsipan yaitu bukan mencari kesalahan, merumuskan permasalahan, Obyek pengawasan jangan merasa bersalah dan Mengawal ketersediaan warisan informasi bangsa dan negara.”
“Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) sudah dicanangkan di kabupaten/kota seluruh Indonesia dengan upaya meningkatkan kesadaran lembaga negara dan pemerintah daerah, sebagaimana tertuang dalam Perka ANRI No. 7 Tahun 2017,” jelas Yeni Fitria.
(gra)
