Kabupaten Solok menggelar acara pembukaan Rapat Koordinasi dan sosialisasi Penyelengaraan Kearsipan di lingkungan Pemkab Solok pada hari Rabu, (18/03/202) di Ruang Rapat Solinda Arosuka.
Acara pembukaan rapat tersebut dihadiri oleh Bupati Solok H. Gusmal, SE, MM dan Direktur Akuisisi Arsip Nasional RI Rudi Anton, SH dan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumbar Wardarusmen, SE, MM, hadir juga Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kab. Solok Nofiarman, S.Sos, MM dan SKPD lingkungan Pemkab Solok serta Camat se-Kabupaten Solok dan turut hadir juga Kepala Puskesmas se-Kabupaten Solok, Wali Nagari se-Kab. Solok serta Kepala Sekolah se-Kab. Solok dan para tamu undangan lainnya.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kab. Solok Nofiarman, S.Sos, MM dalam kesempatan tersebut memberikan laporan bahwa arsip merupakan alat bukti autentik yang terpercaya dan handal bagi perangkat daerah dalam mempertanggung jawabkan setiap kegiatan yang dilaksanakan.
“Pembuktian bahan pertanggung jawaban itu akan berjalan lancar apabila arsip yang tercipta mulai dari perencanaan sampai dengan evaluasi kegiatan dikelola dengan baik dan benar,” tambahnya.
Nofiarman juga menjelaskan bahwa untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang baik dan benar harus di dukung oleh sumber daya manusia yang baik pula dan saat ini di bidang kearsipan perlu ditingkatkan pengetahuan, kemampuan dan keahlian serta keterampilannya.
“Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah sebagai Lembaga Kearsipan Daerah dan mempunyai tugas serta fungsi pembinaan, pelestarian dan penyelamatan arsip, wujud nyata dari pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah salah satunya melalui pembinaan sumber daya manusia di bidang kearsipan dengan melaksanakan Rapat Koordinasi dengan Kepala SKPD, Camat, Wali Nagari, Kepala Puskesmas, Kepala Sekolah, Kasubag Umum dan Kepegawaian serta petugas pengelola arsip pada satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Solok,” jelas Nofiarman, S. Sos. MM
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Nofiarman juga menjelaskan bahwa dasar pelaksanaan Rakor ini adalah sebagai berikut :
- UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
- UU No. 05 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
- UU No. 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
- Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan
- Perda Kab. Solok No. 07 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
- Perbup Solok No. 44 Tahun 2017 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kab. Solok
- Perbup Solok No. 36 Tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip
- DPA Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Solok Tahun Anggaran 2020.
Dan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahanan kita tentang Peraturan Perundang-Undangan Kearsipan.
Kemudian mewujudkan tata kelola arsip yang baik dan benar di masing-masing perangkat daerah di Kabupaten Solok dan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah serta mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
“Selanjutnya untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban kegiatan serta meningkatkan pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,” jelas Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Kab. Solok Nofiarman, S.Sos, MM
Nofiarman juga melaporkan bahwa peserta rakor diikuti oleh unsur Pimpinan SKPD, Camat Wali Nagari, Kepala Sekolah, Kepala Puskesmas se-Kabupaten Solok. Dan peserta Bimbingan Teknis Kearsipan akan diikuti oleh Kasubag Umum dan Kepegawaian serta Pengelola Arsip yang sudah ditunjuk oleh masing-masing Pimpinan Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kab. Solok
“Serta narasumber untuk kegiatan rakor/sosialisasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia, narasumber Bimtek dari ANRI dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Solok dan waktu pelaksanaan kegiatan rapat koordinasi/sosialisai selama satu hari yaitu tanggal 18 Maret 2020 dan Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Kasubag Umum dan petugas pengelola arsip perangkat daerah selama 2 hari yaitu tanggal 19-20 Maret 2020,” Lapor Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Kab. Solok Nofiarman, S.Sos, MM.
“Untuk rakor dilaksanakan di Ruang Solok Nan Indah dan untuk bimtek dilaksanakan di Gedung Promosi Dinas Koperindag UMKM,” tambahnya.
Nofiarman juga menambahkan laporannya bahwa penelusuran dan penyelamatan arsip statis berdasarkan Peraturan Bupati Solok No. 36 Tahun 2018 Tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif sebanyak 20 SKPD (15 Badan Dinas Kantor dan lima kecamatan) ternyata masih jauh dari yang kita harapkan dan Perbup Solok No. 45 Tahun 2019 tentang pedoman penyusutan arsip di lingkungan pemerintah Kabupaten Solok, dengan hasil sebagai berikut :
- Daftar arsip usul musnah sebanyak 319 jenis arsip dengan jumlah 1.811 eksamplar yang akan dilakukan pemusnahannya dalam waktu dekat ini
- Daftar arsip permanen yang ditemukan dari hasil penilaian unsur keuangan pada Sekretariat Daerah tersebut sebanyak 503 jenis
- Amanat Undang-Undang 43 tahun 2009 tentang kearsipan dalam pasl 49 ayat (3) yang berbunyi alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi dan pasal 50 ayat (1) yang berbunyi pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program arsip vital serta Perbub Solok No. 42 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Vital di lingkunga Pemerintah Kabupaten Solok.
Terakhir Nofiarman juga menjelaskan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah melakukan Penyelamatan Arsip Vital dilingkungan Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Solok.
Beriringaan dengan itu Bupati Solok H. Gusmal, SE, MM dalam sambutannya menyampaikan banyak terima kasih atas kehadiran Bapak dan Ibu untuk mengikuti Rapat Koordinasi dan Sosialisasi Penyelenggaraan Kearsipan karena, acara ini sangat penting bagi kita semua untuk dapat berdiskusi dan bertukar pikiran dalam penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan Perauran Perundang-undangan yang ada, seperti :
- Undang-undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan, yang harus dilaksanakan baik oleh pemerintah Provinsi maupun Pemerintah Kabupaten/Kota adalah Penyelenggaraan Kearsipan yang sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
- Berdasarkan Undang-undang No. 43 tahun 2009 tersebut, Arsip dapat dibagi menjadi 2 bagian yaitu:
A. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan serta penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara , karena penyimpanan arsip dinamis tersebut dilakukan oleh pencipta arsip dan unti kearsipan (arsip aktif dan arsip inaktif) sebelum dilakukan penilaian nya.
B. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi secara langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia Arsip diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (Dispersip), tambah H. Gusmal.
Bupati juga melihat bahwa pengelolaan Kearsipan di SKPD belum berjalan optimal sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh ANRI dan arsip yang diciptakan di SKPD belum terkelola dengan baik belum berpedoman kepada Peraturan Bupati No. 22 Tahun 2010 tentang Naskah Dinas dan Alur surat serta penyimpanan arsip belum sesuai dengan peraturan Bupati No. 44 Tahun 2017 tentang penyelenggaraan Kearsipan dan menyerahkan arsip statis yang sesuai dengan Peraturan Bupati No. 36 Tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan masih banyak yang belum diserahkan oleh SKPD.
“Oleh karenanya itu Rapat Koordinasi dan Sosialisasi Penyelenggaran Kearsipan ini diharapkan dapat menambah wawasan dan pemahaman kita semua yang berujung pada penyelamatan arsip sendiri,” lanjut Bupati Solok.
Kemudian Bupati Solok H. Gusmal juga meminta kepada semua SKPD setelah ini agar menyikapi dengan menyerahkan arsip statisnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsipnya masing-masing karena hal ini sangat penting kita lakukan dalam rangka melestarikan arsip sebagai bukti sejarah dan sebagai alat bukti yang sah, Pemerintah Daerah dalam melaksanakan Pembangunan dan penyelenggaraan Pemerintahan di Kabupaten Solok.
Bupati juga menjelaskan sesuai dengan Surat Edaran Menpan RB No. 01 tahun 2020 tentang penyelamatan dan pelestarian arsip negara/daerah periode 2014-2019, Dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip negara/daerah sebagai bahan pelestarian memori kolektif bangsa, seluruh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, BUMN/BUMD perlu melaksanakan kewajiban pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana diatur dalam pasal 57 dan 58 Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip sebagai hasil kegiatan instansi pusat dan pemerintah Daerah perlu di data dan diselamatkan serta dilestarikan.
H. Gusmal juga menjelaskan bahwa dari hasil Audit Internal yang kita lakukan terhadap SKPD Tahun 2019 sangat memprihatinkan dimana nilai paling baik itu ternyata “Buruk”, ini disebabkan karena kurangnya sarana dan prasarana arsip dan tidak adanya petugas pengelola arsip yang tetap. Untuk itu saya instruksikan kepada saudara kepala SKPD agar menganggarkan dalam anggaran Perubahan Tahun 2020, antara lain:
- Sarana Prasarana Kearsipan.
- Insentif Petugas Pengelola Kearsipan di SKPD Saudara
- Menetapkan Petugas Pengelola Kearsipan (khusus sebagai pengelola arsiptidak diberi tugas lain sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan secara komprehensif)
Terakhir Bupati Solok H. Gusmal, SE, MM meminta kepada semua Kepala SKPD untuk menugaskan Kasubag Umum dan Kepegawaian dan pengelola arsipnya untuk mengikuti bimbingan teknis pengelolaan kearsipan yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di Gedung Promosi Dinas Koperasi, UKM, Perdagangan dan Perindustrian di simpang By Pass Salayo selama 2 (Dua) hari mulai besok Kamis tgl 19 Maret 2020 sampai dengan Jumat 20 Maret 2020.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov. Sumbar Wardarusmen, SE. MM dalam sambutannya mengatakan, kalau kita bicara tentang arsip pengertianya ialah rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi yang di terima serta yang diciptakan oleh lembaga pemerintah yang terdiri dari lembaga pendidikan perseorangan termasuk ormas, parpol, perusahaan dan badan usaha itu adalah yang di sebut arsip.
“Kemudian dalam penyelengara kearsipan ini kalau kita di Pemerintah Daerah tentunya kita2 ini, termasuk bapak ibuk pecipta arsip dan juga pembagian tugas penyelamatan arsip ini serta tadi Pak Bupati juga menyampaikan bahwa arsip dinamis dan arsip satis,” tambahnya.
Kalau arsip aktif dan inaktif penyelamatanya oleh kita sebagai penyelengara selaku pencipta arsip maka arsip statis kami lah intinya yang menyelamatkan, antara Kadis Arsip Kabupaten dan Kadis Arsip Provinsi, lanjut Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Prov. Sumbar Wardarusmen SE, MM.
“Tentu statis ini berdasarkan akuisisi dari pencipta arsip, lanjut Wardarusmen. kondisi kearsipan di Sumatera Barat hampir sama dengan kondisinya Kab. Solok l, artinya pencipta arsip di OPD Provinsi maupun Kabupaten masih belum komit atau belum serius dalam penyelengaraan kearsipan di tempatnya masing-masing, setiap tahun dilakukan audit ke pengawasan kearsipan oleh Arsip Nasional Indonesia (ANRI) dan penilaian kategori ini adalah sasaran masih pada OPD yang melaksanakan kearsipan,” tambahnya.
Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Prov. Sumbar Wardarusmen, S.Sos, MM berharap kedepan ini harus menjadi perhatian kita semua sebagai pencipta arsip terutama pada kita yang ada disini. tentunya kepada kita semua untuk serius dalam penyelengaraan kearsipannya.
“Dan yang lebih penting orang yang mengelola arsipnya, di suatu dinas atau kantor harus ada bagian yang mengurus arsip dan mengolah arsip di masing-masing tempatnya bekerja. hal yang sederhana begini yang belum terlaksana sebagaimana ketentuan kaidah arsip,” tambah Wardarusmen, S.Sos, MM Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Prov. Sumbar.
( Andar MK ).
