JAKARTA, TOP SUMBAR — Sebagai tindak lanjut dari Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelola Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Padang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang mengadakan studi tiru pengelolaan kearsipan ke kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Jakarta, Rabu (10/4/2019).
Kegiatan ini diikuti oleh Sekretaris, Kasubag Umum dan Pengelola Kearsipan di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan kecamatan di lingkup Pemko Padang, selaku penanggung jawab pengelolaan kearsipan di masing-masing unit kerja.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Muji Susilawati mengatakan, kegiatan ini dilakukan untuk melihat penerapan pengelolaan arsip yang semestinya di ANRI, sehingga nantinya menjadi studi tiru bagi di Pemko Padang. “Setelah ini kita akan coba SK-kan pengelola arsip di masing-masing OPD dan kita evaluasi setiap triwulannya untuk dilaporkan kepada pimpinan”, tutur perempuan yang akrab disapa Susi ini.
Dijelaskan Susi, pengelolaan arsip yang baik meliputi 4 (empat) pilar yaitu: tata naskah dinas, kode klasifikasi (pengkategorian surat/arsip), Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip (SKKA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berkaitan dengan pemusnahan arsip dalam jangka waktu tertentu.
Kasubid Direktorat Kearsipan Wilayah II A, Gunawan yang menyambut rombongan dengan hangat menuturkan, tertib arsip perlu didukung oleh 2 (dua) aspek yaitu: aspek pengelolaan arsip dan aspek pendukung. Aspek pengelolaan arsip meliputi penciptaan dan pengurusan surat, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip arsip inaktif, penyusutan arsip dan program arsip vital. Sedangkan aspek pendukung terdiri dari SDM serta sarana dan prasarana.
“Penyelenggaraan kearsipan daerah memiliki urgensi yaitu tertibnya arsip daerah, penyelamatan aset daerah, penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna serta sebagai memori kolektif daerah dan nasional”, imbuh Gunawan yang saat ini juga menjabat sebagai Plh. Direktur Kearsipan Wilayah II.
Terkait dengan mulai diterapkannya arsip digital di beberapa instansi Gunawan mengatakan, arsip paper based dan arsip elektronik ditentukan oleh nilai gunanya, bukan oleh fisiknya. Sehingga kedua jenis arsip tersebut sama pentingnya. Nilai guna dimaksud adalah nilai guna administrasi, finance, research, education dan dokumentasi.
Kunjungan ini akan dilanjutkan esok hari ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta yang telah mengantarkan Pemerintah Kota Yogyakarta menyandang predikat Terbaik I Pengelolaan Arsip Tingkat Nasional 2018. (Hms/Bet)
